Планирование и отражение расходов на персонал в финансовом учете

Компаниям необходимо планировать, учитывать и анализировать свои ресурсы: человеческие, временные, финансовые. 1С:ЗУП КОРП позволяет определять, какие расходы на зарплату, страховые взносы, обучение понесла компания на каждого сотрудника в разрезе всех проектов, над которыми он работает.

Функционал полезен компаниям, в которых:

• несколько направлений деятельности;
• много подразделений;
• одновременно идут проекты с разными датами начала и окончания, проектные команды собирают из сотрудников с разными системами оплаты труда, работающих в разных подразделениях.

Можно не только анализировать финансовый результат, но и строить проактивную аналитику:

• прогнозировать расходы;
• сравнивать различные сценарии планирования расходов и выбирать из них оптимальный;
• сравнивать плановые расходы с фактическими за прошлые периоды.

Пользователь получает наглядный результат быстро и удобно.

Что нового в версии 3.1.23

Появились возможности в финансовом учете:

• отражать расходы на персонал в следующих разрезах:

• Направление деятельности;
• Проект;
• Категория расходов по статьям.
• детализировать расходы на персонал по предопределенным категориям:
• Зарплата;
• Страховые взносы;
• Удержанная зарплата;
• Займы;
• Обучение.

• гибко настраивать способ отражения для объектов учета:
• Организация;
• Подразделение;
• Сотрудник;
• Позиция кадрового плана.
• устанавливать способ отражения расходов в документах учета:
• Обучение сотрудников;
• Договор (работы, услуги);
• Акт приемки выполненных работ.
• распределять расходы на персонал для:
• Организаций;
• Подразделений;
• Сотрудников.
• планировать расходы на персонал на квартал/полугодие/год в разрезе:
• Сценариев кадрового плана;
• Направлений деятельности;
• Проектов;
• Категорий по статьям расходов.

Для работы с новым функционалом появился новый профиль доступа:

• Финансист.

Аналитические разрезы финансового учета расходов на персонал

Направление деятельности

В 1С:ЗУП КОРП автоматизирован учет расходов на персонал в разрезе направлений деятельности компании, например:

• Производство мебели;
• Производство межкомнатных дверей;
• Производство фурнитуры;
• Дизайн.

Список Направлений деятельности компании отражают в разделе Финансовый учет. Направления деятельности можно объединять в группы.

Проект

Финансовый учет расходов на персонал возможен в разрезе Проектов, например:

• Спортивный комплекс Северо-Запад;
• Ж К Речной утес;
• Школа № 2525.

Проекты регистрируют в списке Финансовый учет/Проекты.

В карточке проекта указывают:

• Название;
• Плановые и фактические даты начала и окончания проекта;
• Ответственного за проект;
• По завершении проекта устанавливают соответствующую отметку.

Категории и статьи расходов на персонал

1С:ЗУП КОРП позволяет разделить расходы на персонал по следующим предопределенным Категориям:

• Зарплата;
• Страховые взносы;
• Удержанная зарплата;
• Займы;
• Обучение.

Займы, выданные сотрудникам, увеличивают расходы на персонал и отражаются в финансовой аналитике со знаком Плюс. Погашение займов сотрудниками и уплата процентов по ним уменьшают расходы на персонал и отражаются в аналитике со знаком Минус.

В финансовом учете можно отразить расходы на обучение сотрудников, в том числе прочие расходы, например, стоимость раздаточного материала, оплата проезда и питания слушателей.

К категории удержаний, которые отражаются в финансовом учете, не относятся удержания в пользу третьих лиц. Например, удержание по исполнительным листам не отражается, а удержание использованного авансом отпуска при увольнении — отразится в финансовом учете.

Чтобы в аналитике финансового учета разделить расходы по категориям, используют Финансовый учет/Статьи расходов, которые для удобства можно скомпоновать в иерархическом списке по группам.

Способ отражения расходов на персонал

Для гибкой настройки отражения расходов в финансовом учете используют Финансовый учет/Способы отражения в финансовом учете.

Для удобства иерархический список настраивается по группам.

Способы отражения, которые больше не используют в учете, помечают соответствующим признаком. Они будут скрыты в списке. Если установить опцию Отображать в списке способы отражения, которые больше не используются, неактуальные способы видны как зачеркнутые.

Способ отражения расходов позволяет анализировать расходы в финансовом учете в следующих разрезах:

• Направление деятельности;
• Проект;
• Категория расходов.

В рамках одного Направления деятельности и Проекта разные Категории расходов можно отнести к разным Статьям.

Если в способе отражения не указано Направление деятельности, Проект или Статья, в аналитике расходов будет отражаться По умолчанию;

Справочно можно указать дату окончания действия способа отражения.

Если способ отражения стал неактуальным, указывают признак Способ отражения больше не используется, после чего он скроется в списке.

Для отнесения расходов по категории на определенную статью, категорию отмечают флажком. После этого программа потребует обязательного указания статьи расходов для этой категории. В результате расходы по направлению деятельности, проекту и категории отразятся в финансовом учете по указанной статье.

Если категория не отмечена флажком, расходы по ней в финансовом учете отражаются по статье По умолчанию.

Настройка способа отражения расходов

Способ отражения расходов можно задать для:

• Организации;
• Структуры предприятия;
• Сотрудника.

Способ отражения расходов, указанный для Организации, действует для всех сотрудников этой организации кроме:

• сотрудников подразделений, для которых указан иной способ отражения расходов.

Способ отражения расходов, указанный для Подразделения, действует для всех сотрудников этого подразделения и нижестоящих кроме:

• сотрудников, для которых указан иной способ отражения расходов в карточке сотрудника;

Таким образом, программа будет применять способ отражения в соответствии с его приоритетом.

• Самый высокий приоритет имеет способ отражения, указанный для сотрудника.
• Более низкий приоритет имеет способ отражения, указанный для подразделения.
• Самый низкий приоритет — у способа отражения, установленного для организации

Дополнительно способ отражения расходов на персонал в финансовом учете можно указать в документах учета:

• Обучение сотрудников;
• Договор (работы, услуги);
• Акт приемки выполненных работ;
• Распределение расходов на персонал.

Если в 1С:ЗУП КОРП ведут кадровый план и планируют расходы на персонал, способ отражения расходов можно указать для позиции кадрового плана.

Вариантов отражения расходов на персонал может быть три:

• Способ отражения не задан
• Отражается указанным способом.
• Распределяется по способам отражения.

Пример. Расходы на персонал организации с января 2022 года отражаются способом Производство мебели 2022.

Пример. Расходы подразделения на персонал

• с января 2022 года отражались способом Производство мебели 2022;
• с июля 2022 года расходы отражаются двумя способами:

• 25% расходов отражаются способом Производство мебели 2022;
• 75% расходов отражаются способом ЖК Речной утес Производство межкомнтных дверей 2022.

Расходы по умолчанию

В финансовом учете отражается аналитика По умолчанию, если для объектов учета не указаны:

• Способ отражения расходов;
• Направление деятельности;
• Проект;
• Статья расходов.

Расходы организации

Структура предприятия соответствует структуре юридических лиц

Способ отражения расходов указывают в карточке Организации на вкладке Учетная политика по гиперссылке Финансовый учет.

Структура предприятия не соответствует структуре юридических лиц

Способ отражения расходов на персонал организации настраивают в карточке Структуры предприятия.

Для способа отражения расходов организации указывают, с какого периода он действует. История изменения способов отражения расходов на персонал доступна по одноименной гиперссылке.

Расходы подразделения

Структура предприятия соответствует структуре юридических лиц

Место ввода способа отражения — карточка Подразделения, вкладка Финансовый учет.

Структура предприятия не соответствует структуре юридических лиц

Способ отражения расходов подразделения указывают в карточке Структуры предприятия.

Расходы сотрудника

Бывает, что расходы на персонал подразделения нужно отразить одним способом, а расходы на отдельного сотрудника — иначе.

В таком случае способ отражения указывают в карточке сотрудника по гиперссылке Финансовый учет.

Можно:

• Указать один из способов отражения расходов;
• Оформить документ Распределение расходов по сотруднику.

Пример распределения расходов сотрудника:

Расходы на обучение

В 1С:ЗУП КОРП есть возможность вести учет обучения сотрудников компании. Факт обучения регистрируют документом Обучение и развитие сотрудников. Здесь же отражают стоимость обучения, которая складывается из:

• стоимости обучения сотрудников;
• прочих расходов на обучение.

Например, в марте двое менеджеров по продажам были направлены на мероприятие — Знакомство с производством мебели.

Стоимость их обучения составила 23 000 руб. В эту сумму вошла стоимость обучения двух человек по 10 000 руб. за каждого слушателя. На вкладке Прочие расходы указано, что слушателям оплачен проезд стоимостью 3 000 руб.

По каждому из сотрудников указан способ отражения расходов в финансовом учете.

Если в табличной части документа Обучение сотрудников не указан способ отражения расходов, то применяется способ отражения, действующий для каждого из сотрудников, проходивших обучение.

Расходы по договору или акту на оказание работ и услуг

Организация заключает договоры подряда на выполнение работ и услуг с сотрудниками и физическими лицами. В финансовом учете расходы по таким договорам можно относить на разные направления деятельности, проекты и отражать по разным статьям.

Для этого способ отражения расходов на персонал указывают в документе Договор (работы, услуги).

Бывает, что в финансовом учете необходимо показать расходы по сотруднику отдельно:

• по трудовому договору;
• по договору подряда.

В этом случает в документе Договор (работы, услуги) следует указать нужный способ отражения.

Если в документе Договор (работы, услуги) с сотрудником не указан способ отражения расходов в финансовом учете, расходы по такому договору будут отражаться тем же способом, что и для сотрудника.

Например, сотрудник работает по направлению деятельности Производство межкомнатных дверей и проекту ЖК Речной утес, а договор с ним заключен на изготовление фурнитуры по направлению деятельности Производство фурнитуры и проекту Школа № 2525. Соответствующий способ отражения указан в документе Договор (работы, услуги).

Способ отражения — в документе Договор (работы, услуги) с сотрудником.

Если оплата по договору происходит по актам выполненных работ, то можно указать способ отражения для акта. Например, расходы по разным актам, подписанным в разные периоды, можно по-разному отразить в финансовом учете.

Договор подряда заключен с сентября 2021 года по март 2022 года. Оплата производится по актам выполненных работ. Первый акт был закрыт в декабре 2021 года, и расходы по нему нужно отнести по направлению деятельности Производство мебели, проекту СК Северо-Запад и статьям расходов за 2021 год.

Второй акт выполненных работ был закрыт в марте 2022 года, и расходы по нему нужно отнести по направлению деятельности Производство паркета, проекту СК Северо-Запад и, статьям расходов за 2022 год.

Распределение расходов

Расходы на персонал организации, структурного подразделения или сотрудника требуется распределять пропорционально участию в разных проектах, направлениях деятельности компании.

Для этого используют документ Финансовый учет/Распределение расходов.

Документом устанавливают правила распределения расходов на персонал

• на период или бессрочно;
• сотрудникам индивидуально или всем одинаково;
• сумма долей распределения = 100% или произвольная.

Например, сотрудникам отдела продаж, начиная с июля, бессрочно установлено одинаковое распределение расходов.

Информацию о распределении расходов на персонал для финансового учета можно загрузить из внешнего файла в формате Ms Excel. Шаблон файла предварительно выгружают из программы.

Вводить распределение расходов можно для:

• организации;
• структурного подразделения;
• сотрудника.

Расходы позиции кадрового плана

Компании ведут планирование численности и расходов на персонал. Единица кадрового планирования в 1С:ЗУП КОРП — Позиция кадрового плана.

Позиция кадрового плана = Структура предприятия + Должность + Профиль должности (профиль можно не указывать).

При планировании возможны три ситуации:

• Позиции кадрового плана соответствуют одна или несколько позиций штатного расписания, и на них есть работающие сотрудники;
• Позиции кадрового плана соответствуют одна или несколько позиций штатного расписания, но на них сотрудники еще не приняты;
• Для позиции кадрового плана пока нет соответствующих позиций штатного расписания, и нет сотрудников.

Планирование расходов на персонал

Расходы на персонал в 1С:ЗУП КОРП планируют в разрезах аналитики финансового учета:

• Периоды планирования:
• Квартал;
• Полугодие;
• Год.

• Структура предприятия;
• Направление деятельности;
• Проект;
• Категория по статьям расходов.

Для прогнозирования расходов на персонал удобно сравнивать плановые расходы по разным сценариям (вариантам).

В 1С:ЗУП КОРП можно создать любое количество сценариев, дать им название, например:

• Оптимистичный/Пессимистичный;
• Минимальный/Оптимальный/Максимальный
• Сенарий1/Сценарий2/…/Сценарий8.

Программа сравнивает расходы по разным сценариям, показывает различия: Расходы/Отклонения/%Отклонений.

Можно детально сравнивать плановые и фактические расходы.

Пример плана расходов на персонал:

Получить план расходов на персонал можно одним из способов, заполнив:

• По фактическим расходам. План автоматически заполнится фактическими расходами выбранного периода.
• По данным кадрового плана. Программа автоматически рассчитает расходы на персонал. Этот способ доступен, если в 1С:ЗУП КОРП ведут кадровый план;

Доступность способов заполнения плана расходов на персонал зависит от того, используют или нет в 1С:ЗУП КОРП кадровый план.

Если кадровый план используется, то доступны оба способа. Если кадровый план не используется, то получить план расходов можно только одним способом — По фактическим расходам.

Рассмотрим подробнее каждый способ.

План по фактическим расходам

Последовательность действий:

1. заполняют план расходов на персонал фактическими расходами по выбранным:

• периоду;
• подразделению;
• сценарию.

2. вносят корректировки по необходимости.

План можно заполнить фактическими расходами:

• за предыдущий квартал / полугодие / год;
• за аналогичный квартал / полугодие предыдущего года;
• данными любого выбранного периода: квартала / полугодия / года.

При заполнении плана расходов на персонал по фактическим данным аналитика финансового учета будет применяться таким образом:

• Самый высокий приоритет имеет способ отражения, указанный для сотрудника;
• Более низкий приоритет имеет способ отражения, указанный для подразделения. Если для подразделения не задан способ отражения, то программа применит способ отражения, указанный в ближайшем вышестоящем подразделении.
• Еще ниже приоритет у способа отражения, установленного для организации. Он применяется, если вышеперечисленные способы не заполнены.
• Низший приоритет имеет способ отражения По умолчанию.

Таким образом, программа будет применять способ отражения в соответствии с его приоритетом.

План по данным кадрового плана

Последовательность действий при планировании расходов на основании кадрового плана:

1. формируют Кадровый план за период / по подразделению / по сценарию.
2. заполняют план расходов на персонал по данным кадрового плана за период / по подразделению / по выбранному сценарию.
3. вносят корректировки по необходимости.

При заполнении плана расходов на персонал по данным кадрового плана аналитика финансового учета будет применяться таким образом:

• самый высокий приоритет — способ отражения, указанный для позиции кадрового плана;
• более низкий приоритет — способ отражения, указанный для сотрудников, работающих на позиции кадрового плана*. Он применится, если для позиции кадрового плана не задан способ отражения.
• еще ниже приоритет — способ отражения расходов подразделения. Если для подразделения не задан способ отражения, то программа применит способ отражения, указанный в ближайшем вышестоящем подразделении.
• ниже приоритет у способа отражения, установленного для организации. Он применяется, если вышеперечисленные способы не заполнены.
• низший приоритет имеет способ отражения По умолчанию.

*"Сотрудник работает на позиции кадрового плана" - сотрудник занимает позицию штатного расписания, соответствующую позиции кадрового плана.

Отражение фактических расходов на персонал в финансовом учете

Чтобы в 1С:ЗУП КОРП корректно отразились фактические расходы на персонал за расчетный период (месяц) в финансовом учете, нужно выполнить операции в указанной последовательности:

1. Настроить для текущего периода способы отражения:

• по умолчанию;
• организаций;
• структурных подразделений;
• сотрудников;
• договоров, актов выполнения работ и услуг;
• распределения расходов.

2. Зарегистрировать, если были в расчетном периоде:

• выдачу и погашение займов;
• обучение сотрудников и расходы на обучение.

3. Рассчитать:

• Начисления зарплаты сотрудникам;
• Начисления по договорам и актам приемки выполненных работ;
• Удержания (удержания в пользу третьих лиц не отражаются в финансовом учете);
• Взносы.

4. Сформировать и провести за расчетный период регламентные документы Отражение расходов на персонал.

В этих документах фактические расходы разнесены на отдельные вкладки по категориям.

Аналитика

После Отражения расходов на персонал аналитика фактических расходов доступна в разделе финансового учета.

Анализ расходов на персонал

Отчет показывает за период данные:

• Фактические расходы;
• Плановые расходы на персонал для разных сценариев планирования;
• Отклонение фактических расходов от плановых (сумма и процент).

Данные выводятся в разрезе:

• Проект;
• Направление;
• Категория расходов;
• Статья расходов.

Анализ расходов прошлых периодов

Диаграмма помесячно сравнивает фактические и плановые расходы на персонал в разрезе:

• Проект;
• Направление;
• Категория расходов;
• Статья расходов;
• Сценарий планирования.

Расходы на персонал

Отчет выводит за период диаграмму и таблицу фактических расходов на персонал в разрезе:

• Подразделение;
• Проект;
• Направление;
• Категория расходов;
• Статья расходов.

Что нужно настроить, чтобы пользоваться функциональностью планирования и отражения расходов на персонал

Администратор включает опцию Вести финансовый учет расходов на персонал в разделе Настройка/Финансовый учет.

Содержание раздела Финансовый учет.

Опцию Ведется кадровое планирование Администратор включает в Настройка/Управление персоналом.