Фирма 1С Система программ Решения Платформа Методическая поддержка Партнерам Другие сайты
1С:Управление небольшой фирмой 8
Возможности
Создайте сайт в 1 клик
Области применения
Для всех этапов развития бизнеса
Тест-драйв бесплатно до 60 дней
Стоимость
Опыт пользователей
Узнайте больше о 1С:УНФ
Мероприятия 1С:УНФ
Новости 1С:УНФ
ОТРАСЛЕВЫЕ РЕШЕНИЯ:
1С:Предприятие 8. Турагентство
1С:Предприятие 8. Издательство
1C:Предприятие 8. Автосервис
1С:Предприятие 8. Управление сервисным центром
1С:Предприятие 8. Фотоуслуги
.

ЗАВЕРШЕННЫЕ ПРОЕКТЫ:

Завершенные проекты по продукту "1С:Управление небольшой фирмой 8"

РАЗБОР КЕЙСОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ БИЗНЕСОМ:

Разбор кейсов по управлению бизнесом
в 1С:УНФ

Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» 

Бизнес-кейс «Учет и управление в производственной компании»

Бизнес-кейс «Планирование и учет доходов и расходов в проектной организации»

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ МАЛОМУ БИЗНЕСУ:

Рекомендации по организации гармоничного управленческого и бухгалтерского учета
Формат ppt, 6,5 Мб

Управление продажами, организация работы отдела продаж
Формат ppt, 3,67 Мб

Управление финансами и оценка стоимости бизнеса
Формат PPT, 1,94 Mб

ПРЕЗЕНТАЦИИ:

Презентация "1С:Управление небольшой фирмой 8"
Формат PPT, 8,1 Mб

Веб-буклет "1С:Управление небольшой фирмой 8. Подробное описание"
Формат PDF, 3,46 Mб

"1С:Управление небольшой фирмой 8": из опыта директора Юрия Владимировича Абдулова и его небольшой компании
Формат PPT, 4,1 Mб

УЧЕБНЫЕ КУРСЫ:

Курсы "1С:Управление небольшой фирмой 8"

МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ:
Листовка "54-ФЗ: Поддержка нового порядка применения ККТ в решениях и сервисах 1С" (.pdf, ~100 Kб) (артикул 2900001778558) 98 kB
Листовка "Программы "1С" с поддержкой маркировки меховых изделий" (.pdf, ~ 1 Мб) 299 kB
Брошюра "Памятка пользователя 1С:ИТС" (.pdf, ~50 Мб) 48985 kB
Брошюра "Продукты 1С:Предприятие 8" (.pdf, ~88 Мб) (артикул 4601546034410) 89874 kB
Буклет "1С:Управление небольшой фирмой 8" (.pdf, ~47 Мб) (артикул 4601546075574) 47483 kB
Листовка "1С:Предприятие 8 через интернет" (.pdf, ~13 Мб) (артикул 2900001510202) 12760 kB
Листовка "1С:Линк" (.pdf, ~37 Мб) (артикул 2900001509985) 37210 kB
Листовка "ИТС" (.pdf, ~2 Мб) (артикул 4601546108586) 1487 kB
Брошюра "Книги и методические материалы по 1С:Предприятию 8" (.pdf, ~4 Мб) (артикул 4601546053114) 4574 kB
Книга «Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление небольшой фирмой (артикул 4601546128317)»
Книга «Комплект вопросов сертификационного экзамена по программе "1С:Управление небольшой фирмой 8" (ред. 1.5) с примерами решений (артикул 4601546114655)»
Версия для печати Поиск Главная 1С:Управление небольшой фирмой 8

Бизнес-кейс

«Организация продаж в оптовой компании»

 

Краткое описание бизнес-кейса (в формате ppt)

Решение бизнес-кейса: описание информационной базы и порядок работы сотрудников в 1С:УНФ (pdf) >>

Информационная база на сайте 1С >>

 

Портрет компании

Компания «Поставка металла» занимается оптовой торговлей металлом.

В штате: генеральный директор, коммерческий директор, главный бухгалтер, помощник главного бухгалтера, руководитель отдела продаж, 10 менеджеров по продажам, менеджер по закупкам, диспетчер, 4 водителя, 4 экспедитора.

Схема работы до внедрения 1С:УНФ

Менеджеры по продажам занимаются активным поиском клиентов. Ведут свои записи в табличном редакторе. Имеют доступ к «1С:Бухгалтерии» для выставления счетов.

После выставления счета покупателю менеджер договаривается с ним об оплате и делает заказ поставщику сам либо через менеджера по закупкам. Получает счет от поставщика.

По правилам компании менеджер должен дождаться оплаты от покупателя и оплатить счет поставщика. Выполнение правила не контролируется. На деле каждый менеджер просит оплатить свой заказ. В результате оплачиваются заказы тех, кто привел самые убедительные аргументы.

Далее менеджер узнает, оплатили деньги поставщику или нет, непосредственно у бухгалтера или руководителя отдела продаж, так как они имеют доступ к клиент-банку. В среднем каждый менеджер отгружает в день по два-три заказа. В итоге менеджеры тратят 30 % своего рабочего времени, а также времени руководителя отдела продаж и бухгалтера на уговоры оплатить свои заказы, а потом на выяснение оплаты по ним.

После оплаты счета поставщика менеджер договаривается с поставщиком о получении товара, а с покупателем об отгрузке. В зависимости от условий отгрузки (самовывоз или доставка) обращается к диспетчеру.

Диспетчер в табличном редакторе ведет расписание экспедиторов и водителей компании. Если заказов много, то диспетчер заказывает услуги у сторонних организаций. Экспедиторы сопровождают груз, как со своими водителями, так и с чужими.

Экспедитор забирает у поставщика отгрузочные документы, едет к клиенту, от руки заполняет бланк отгрузочной накладной, привозит в офис, отдает менеджеру на проверку, менеджер проверяет, отдает в бухгалтерию, бухгалтерия делает приход, расход и передает экспедитору для подписания оригиналов. Цепочка сбора документов не контролируется. В результате документы теряются.

В конце каждого месяца менеджер заполняет электронную таблицу по своим сделкам: клиент, название сделки, сумма отгрузки, сумма закупки, расходы (вознаграждения посредникам, оплата экспедиторам и поставщикам). Разница умножается на процент менеджера. Эти файлы сдаются руководителю отдела продаж для проверки. Подтвердить эти данные оперативными данными в силу их разрозненности и неполноты крайне затруднительно.

Бизнес-проблемы

  • Кассовые разрывы. Непонятно, сколько должны поставщикам, сколько должны клиенты. Кассовые разрывы «лечат» кредитами. Постоянно растущий долг беспокоит директора.
  • Первичные документы теряются, в наличии 30 %. Периодически появляются клиенты, которые заявляют, что товар не получали (хотя им все было отгружено), а подписанных отгрузочных документов нет. В итоге – судебные процессы.
  • Появились сомнения, все ли заказы прибыльны. Хотят видеть прибыль каждого заказа.

Подготовка к внедрению

Договоренности

Первым этапом договорились «выпрямить» основной бизнес-процесс и наладить по нему учет. Начать собирать показатели (доходы, расходы, прибыль, долги, рентабельность) как по каждой сделке, так и по компании в целом. Решение этой задачи даст возможность объективно оценить состояние дел в компании и принять правильные управленческие решения.

Особенности

Справочники «Номенклатура» и «Контрагенты»

Так как в программе «1С:Бухгалтерия 7.7» справочники «Номенклатура» и «Контрагенты» были испорчены – менеджеры не искали контрагента или товар, а каждый раз заводили новый элемент, было принято решение в 1С:УНФ заполнять справочники «Номенклатура» и «Контрагенты» с нуля. Права на заполнение справочника «Номенклатура» остались только у руководителя отдела продаж, закупщика и главного бухгалтера. Справочник «Контрагенты» доступен всем, главный бухгалтер назначен ответственным за порядок в нем (контроль дублей, контроль правильности и полноты заполнения реквизитов и т. д.).

Стадии заказа

Для удобства отслеживания работ по сделке в программу введены дополнительные стадии заказа покупателя – «Заявка» и «Закупка». При условии выполнения всех действий, а также при наличии всех документов по заказу статус документа («Заказ покупателя», «Заказ поставщику») меняется на «Выполнен» и устанавливается галочка «Закрыт».

Отражение в программе работы водителей и экспедиторов

Для доставки товара покупателям компания пользуется услугами как сторонних перевозчиков, так и собственных водителей. Для простоты учета было принято решение отражать взаимодействие со своими водителями в 1С:УНФ так же, как взаимодействие с внешними перевозчиками (взаимодействие с поставщиками). Аналогичным образом решено отражать и взаимодействие с экспедиторами. Для этого в справочнике «Контрагенты» создали папку «Перевозчики» с двумя вложенными папками – «Внутренние» и «Внешние» и папку «Экспедиторы». В данном примере отдел доставки является для остальной компании практически отдельной службой, которая к тому же еще и выполняет работы по перевозке грузов на своих машинах для внешних контрагентов.

Основной бизнес-процесс и его отражение в 1С:УНФ

Получение заказа. Планирование и выполнение оплат по заказу

Часть менеджеров по продажам занимается активным поиском клиентов – обзвоны и рассылка коммерческих предложений. Этот процесс происходит вне 1С:УНФ.

В 1С:УНФ менеджер начинает отражать сделку с получения заказа. Основным рабочим инструментом для менеджера стал список заказов покупателей с отбором по ответственному. Для полноты картины в список добавлены колонки «Оплачено», «% оплаты» и «Дата отгрузки».

При получении заказа создает в программе заказ покупателя со статусом «Заявка», планирует дату отгрузки, дату оплаты, печатает счет и отправляет клиенту.

Бухгалтерия каждое утро до 11:00 часов разносит банк в 1С:УНФ. Благодаря этому каждый сотрудник, в т. ч. менеджер по продажам, знает, что после 11:00 часов он может, не вставая с рабочего места, видеть актуальную картину по оплатам своих заказов. Таким образом, необходимость «хождения по оплатам» отпала сама собой.

После получения оплаты счета клиентом менеджер по продажам сам либо через менеджера по закупкам получает счет от поставщика и передает его менеджеру по закупкам.

Полученный счет поставщика менеджер по закупкам регистрирует в 1С:УНФ: вводит заказ поставщику со статусом «В работе» на основании соответствующего заказа покупателя. Планирует в нем дату поставки товара, дату оплаты, заполняет входящий номер счета. Статус заказа покупателя меняет на «Закупка».

Утверждение счетов на оплату теперь происходит на основании данных 1С:УНФ: менеджер по закупкам печатает отчет «Оплата заказов поставщикам» с отбором по фильтру «Не оплаченные» и передает его директору. Директор ставит галочки, кому оплатить, подписывает и передает документ в бухгалтерию.

Рабочим инструментом для менеджера по закупкам стал список заказов поставщикам, в который для большей информативности добавлены колонки «Оплачено» и «% оплаты», а также колонки «№ вх. документа» и «Дата вх. документа», с помощью которых контролируется наличие счета поставщика.

Как только менеджер по закупкам начал регистрировать счета поставщиков в 1С:УНФ, у него появилась возможность в любой момент времени видеть:

  • сколько счетов и на какую сумму нужно оплатить (за каждый день или за период) – отчет «Оплата заказов поставщикам»;
  • поступление заказов и оплату по ним – отчет «Поступление и оплата по заказам поставщикам»;
  • взаиморасчеты с поставщиками, долги – отчет «Взаиморасчеты».

Бухгалтер в соответствии с утвержденным списком оплат находит заказ поставщику в перечне заказов поставщикам по входящему номеру счета, формирует платежки и выгружает в клиент-банк для оплаты.

На утро следующего дня выгружает оплаты из клиент-банка. Оформляет по ним в программе документы «Расход со счета».

Исполнение заказа покупателя

Менеджер по продажам видит оплаченные заказы поставщикам и договаривается с диспетчером о доставке заказа.

Диспетчер планирует загрузку данных об экспедиторах и водителях в Excel в разрезе номеров заказов покупателей – отмечает, какие заказы ими выполнены, а какие – нет.

Проставляет ФИО экспедитора в дополнительное поле, выведенное в шапку документа «Заказ покупателя».

Диспетчер оформляет заказ поставщику на услугу «Доставка»:

  • от имени управленческой организации, если исполнитель (контрагент) – водитель нашей компании;
  • от имени компании, если исполнитель (контрагент) – водитель сторонней компании.

На основании заказа поставщика создает приходную накладную.

Экспедитор с водителем едут к поставщику. Получают от поставщика груз и первичные документы, отвозят груз покупателю, подписывают с покупателем рукописную накладную об отгрузке. Эти документы экспедитор раз в два-три дня отдает ответственному менеджеру.

Закрытие сделки

Менеджер по продажам находит свои документы, проверяет их и отдает руководителю отдела продаж. Если в процессе сделки возникли дополнительные расходы по вознаграждению посредников, сообщает об этом руководителю отдела продаж.

Руководитель отдела продаж после проверки оплаты покупателя находит в программе заказ поставщику по номеру счета, создает на его основании приходную накладную. Проверяет наличие рукописной накладной об отгрузке и на основании заказа покупателя формирует расходную накладную. Меняет статус заказа поставщику на «Выполнен». Печатную форму расходной накладной отправляет с курьером к покупателю для подписания. Получает от курьера подписанные документы.

Если по сделке имеются дополнительные расходы по вознаграждению посредников, руководитель отдела продаж отражает выдачу денег из кассы документом «Расход из кассы» с привязкой к заказу покупателя с видом операции «Прочее», в корреспонденции тип счета – «Расход».

При наличии оплаты покупателя, документов по сделке руководитель отдела продаж ставит галочку в заказе покупателя – признак закрытия сделки.

У руководителя отдела продаж появилась возможность в любой момент времени видеть:

  • сколько счетов и на какую сумму покупатели должны оплатить – отчет «Оплата заказов покупателей»;
  • как выполняются заказы покупателей – что зарезервировано на складе, что заказано поставщикам – отчет «Выполнение заказов покупателей»;
  • взаиморасчеты с поставщиками, долги – отчет «Взаимозачеты» с отбором по покупателям.

Диспетчер два раза в месяц (15-го и 5-го числа месяца, следующего за отчетным) приходует услуги экспедиторов: создает приходную накладную на услугу «Сопровождение груза», где контрагент – экспедитор компании, с привязкой каждой строки табличной части документа к соответствующему заказу покупателя.

Рассчитывает и выдает водителям зарплату. Выбирает по каждому водителю заказы, по которым он доставлял товар. Формирует документ «Расход из кассы», где каждая строка документа привязывается к соответствующим документам: «Заказ покупателя» и «Расходная накладная».

У диспетчера появилась возможность:

  • контролировать оформление документов по доставке и сопровождению грузов – отчет «Закупки»;
  • контролировать расчеты с перевозчиками – отчет «Оплата заказов поставщикам» с отбором по перевозчикам.

 

Закрытие месяца: расчет заработной платы менеджерам по продажам

Шестого числа, после того как диспетчер разнес все затраты по заказам, руководитель отдела продаж начисляет зарплату менеджерам по всем закрытым сделкам месяца. Формирует отчет «Доходы и расходы» с группировкой по менеджерам и по закрытым заказам покупателей. По каждому менеджеру видит количество отгрузок, по каждой сделке – сумму отгрузки, себестоимость, расходы, прибыль. Сумму прибыли по каждому менеджеру умножает на его премиальный коэффициент и получает сумму премиальных. Создает в программе документ «Начисление зарплаты» с окладами менеджеров, проставляет суммы премиальных.

 

Закрытие месяца: общие расходы

Счета на аренду, связь, электроэнергию и прочие общие расходы бухгалтер отражает в программе документом «Заказ поставщику» и приходует их документом «Приходная накладная».

Расчет заработной платы административно-хозяйственному персоналу бухгалтер выполняет документом «Расчет зарплаты».

У бухгалтера появилась возможность контролировать:

  • оплату услуг сторонних организаций – отчет «Оплата заказов поставщикам»;
  • начисления и удержания сотрудникам – отчет «Начисления и удержания»;
  • расчеты с персоналом – отчет «Расчеты с персоналом»;
  • движения денежных средств – отчеты «Движение денежных средств», «Денежные средства».

Бизнес-результаты проекта

Решена проблема кассовых разрывов. Директор утверждает платежи поставщикам, имея информацию:

  • по наличию денежных средств на расчетных счетах – клиент-банк;
  • о заказах поставщикам без оплаты – отчет «Оплата заказов поставщикам» с отбором по фильтру «Не оплаченные»;
  • о планируемых поступлениях – отчет «Оплата заказов покупателей» в разрезе планируемых дат оплаты.

Теперь директор имеет возможность анализировать прибыльность/убыточность каждого заказа – отчет «Доходы и расходы (по отгрузке)».

Наведен порядок в документах: статус заказа покупателя «Выполнен» и галочка «Закрыт» говорят о том, что по заказу все действия выполнены, документы имеются в наличии и отражены в программе.

 

Решение бизнес-кейса: описание информационной базы и порядок работы сотрудников в 1С:УНФ (pdf) >>

Информационная база на сайте 1С >>

 

Рекомендуем ознакомиться с разделами:

Вернуться к списку кейсов

 

   © ООО «1С»

Отправить ваши замечания и предложения по сайту